AMS-App+ - Arbeitsschutzsoftware Made in Germany

Ein Arbeitsschutzmanagementsystem ist ein festgelegter Rahmen, mit dem ein Betrieb seinen Arbeitsschutz organisiert. Es regelt, wer wann auf welche Weise wofür zuständig ist, wie Entscheidungen zustande kommen und wie ihre Wirkung überprüft wird.

Ein solches System arbeitet nach einem festen Regelkreis, dem PDCA-Zyklus:

• Planen: Gefährdungen ermitteln und Ziele festlegen
• Umsetzen: Maßnahmen durchführen, Zuständigkeiten und Termine vergeben
• Prüfen: Umsetzung und Wirkung kontrollieren
• Verbessern: Erkenntnisse zurück in die Planung geben

Geführt wird ein AMS entweder auf Papier und in einzelnen Dateien, etwa Word- und Excel-Dokumenten, oder mit einer Arbeitsschutzsoftware wie AMS-App+.

Aufbau und Grundsätze solcher Systeme sind im Nationalen Leitfaden für Arbeitsschutzmanagementsysteme und in der internationalen Norm ISO 45001 beschrieben. Beide sind freiwillige Standards. Die Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystems ist für Betriebe nicht vorgeschrieben.

Anders als das Managementsystem selbst sind die darin organisierten Aufgaben gesetzlich vorgeschrieben. Das Arbeitsschutzgesetz nimmt jeden Arbeitgeber in vier Pflichten, unabhängig von der Betriebsgröße:

• Gefährdungsbeurteilung: Der Arbeitgeber muss die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen beurteilen und daraus die erforderlichen Schutzmaßnahmen ableiten (§ 5 ArbSchG).
• Unterweisung: Beschäftigte sind über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei ihrer Tätigkeit zu unterweisen (§ 12 ArbSchG), nach DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich.
• Dokumentation: Es müssen Unterlagen vorliegen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen (§ 6 ArbSchG).
• Wirksamkeitskontrolle: Die getroffenen Maßnahmen sind auf ihre Wirksamkeit zu prüfen und bei Bedarf anzupassen (§ 3 ArbSchG).

Wichtig: Diese Pflichten sind bußgeldbewehrt. Eine fehlende oder unvollständige Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ist eine Ordnungswidrigkeit, und wer einer Anordnung der Aufsichtsbehörde nicht nachkommt, riskiert ein Bußgeld (§ 25 ArbSchG). Das wird schnell fünfstellig sein. Und je größer der Betrieb, umso eher kann das Bußgeld auch sechsstellig werden.

Der Umfang der Dokumentation ist, wenn es rechtssicher sein soll, bei kleinen Betrieben nicht geringer als bei großen Betrieben. Lediglich die mitarbeiterbezogenen Dokumente richten sich nach Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten. Sie ist zudem keine einmalige Aufgabe: Ändern sich Tätigkeiten, Anlagen oder Zuständigkeiten, sind Beurteilung, Maßnahmen und Nachweise entsprechend anzupassen.

AMS-App+ führt all diese vier Pflichten an einer Stelle zusammen und macht ihre Erfüllung auch für noch nicht erfahrene Arbeitsschützer extrem einfach zentral steuerbar und jederzeit nachweisbar.

In AMS-App+ werden die gesetzlichen Pflichten nicht getrennt voneinander bearbeitet, sondern entlang der Struktur Ihres Betriebs. Beurteilung, Dokumentation und Wirksamkeitskontrolle entstehen in einem durchgehenden Ablauf. Egal ob Betriebsanweisung oder Unterweisung, alles baut auf denselben Angaben und innerhalb einer Organisationseinheit auf. Allein deshalb ist es eine sehr einfach zu handhabende Anwendung.

AMS-App+ bildet Ihren Betrieb in sechs aufeinander aufbauenden Ebenen ab:

• Firma
• Abteilung (wahlweise Standort oder Organisationseinheit)
• Arbeitsbereich (wahlweise Personengruppe)
• Tätigkeit (wahlweise Arbeitsprozess)
• Gefährdung
• Schutzmaßnahme

Jede Ebene nimmt beliebig viele Einheiten der nächsttieferen Ebene auf. Eine Tätigkeit kann mehrere Gefährdungen tragen, eine Gefährdung mehrere Schutzmaßnahmen.

Die Ebenen sind farblich unterschieden. Damit ist jederzeit erkennbar, auf welcher Ebene ein Eintrag liegt. Die Baumstruktur der Anwendung entspricht zugleich dem Organigramm Ihres Arbeitsschutzes.

Über sie lassen sich mehrere Firmen gemeinsam verwalten und die Bezeichnungen der Ebenen an die eigene Organisation anpassen.

Auf der untersten dieser Ebenen beginnt der eigentliche Vorgang. Aus einer einzelnen Gefährdung entsteht eine durchgehende Kette bis zum fertigen Nachweis.

1. Gefährdung anlegen und der betroffenen Tätigkeit zuordnen
2. Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit bewerten, das Risiko errechnet die Anwendung daraus
3. Mindestens eine Schutzmaßnahme zuordnen
4. Zugrunde liegende Vorschrift und Umsetzungstermin hinterlegen
5. Ist-Zustand auf umgesetzt setzen, sobald die Maßnahme greift
6. Wirksamkeit prüfen und das Ergebnis festhalten
7. Report erzeugen, für die gesamte Firma, eine Abteilung, einen Arbeitsbereich oder eine einzelne Tätigkeit

Info: Oberhalb der sechs Organisationsebenen liegt eine Administrator-Ebene, wenn dies gewünscht wird. Über sie lassen sich mehrere Firmen gemeinsam verwalten und die Bezeichnungen der Ebenen an die eigene Organisation anpassen.

Damit liegen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung an einer Stelle vor. Genau diese drei Angaben verlangt § 6 ArbSchG.

 

AMS-App+ enthält auf Wunsch sehr umfangreiche Arbeitsvorlagen, die den Aufbau der Dokumentation verkürzen, weil sie lediglich noch geringfügig ergänzt werden müssen. Sie müssen eine Gefährdungsbeurteilung damit nicht für jede Tätigkeit von Grund auf erstellen. Zwei Arten von Vorlagen stehen Nutzern bereit:

1. Muster-Gefährdungsbeurteilungen: Vorformulierte Beurteilungen für die Tätigkeitsebenen bzw. die darunter liegenden Gefährdungsbeurteilungen, die typische Gefährdungen und die zugehörigen Schutzmaßnahmen bereits enthalten. Sie übernehmen eine Vorlage und passen sie an Ihren Betrieb an, statt jede Tätigkeit von Grund auf zu erfassen.
2. Vorbereitete Eingabefelder für Gefahr- und Biostoffe: Die Felder entsprechen den Anforderungen der Gefahrstoffverordnung und der Biostoffverordnung und müssen nur noch ausgefüllt werden.

Wichtiger Hinweis: Enthalten sind die Muster-Gefährdungsbeurteilungen im Paket Advanced, im Paket Administrator optional auch für mehrere Betriebe.

Was Sie auf der Tätigkeitsebene erfassen, wird nicht nur für die Gefährdungsbeurteilung verwendet. Arbeitssicherheit und Gefahrstoffmanagement arbeiten in AMS-App+ auf derselben Struktur, und ihre Ergebnisse greifen ineinander.

Aus einer einzigen Beurteilung entstehen die Betriebsanweisungen für den Arbeitsplatz, die Unterweisungsinhalte für die Beschäftigten und die Verzeichnisse für Gefahr- und Biostoffe. Sie führen diese Unterlagen nicht getrennt, sondern pflegen sie an derselben Stelle.

Ändert sich etwas im Betrieb, passen Sie die Beurteilung an, und die daraus abgeleiteten Unterlagen bleiben auf demselben Stand. Das gilt für einen Arbeitsbereich ebenso wie für alle Standorte eines Unternehmens.

Der Aufwand im Arbeitsschutz entsteht weniger bei der Ersterstellung als im laufenden Betrieb. Eine neue Maschine, ein geänderter Arbeitsprozess, neue Beschäftigte oder eine Gesetzesänderung müssen jeweils in der Dokumentation abgebildet werden.

Weil Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, Termine und Zuständigkeiten in AMS-App+ an der Organisationsstruktur hängen, wirken Änderungen an drei Stellen:

• Änderungen an der Organisation: Wird eine Tätigkeit oder ein Arbeitsbereich einer anderen Abteilung zugeordnet, wandern die zugehörigen Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine mit.
• Wiederkehrende Fälle: Eine Gefährdung lässt sich samt aller zugeordneten Schutzmaßnahmen kopieren und bei einer ähnlichen Tätigkeit einfügen, wo sie anschließend angepasst wird.
• Termine und offene Aufgaben: Der Newsfeed meldet anstehende Termine und offene Punkte, etwa fällige Wiederholungsprüfungen oder Schutzmaßnahmen ohne erreichten Ist-Zustand.

Der große Vorteil: Für die Fachkraft für Arbeitssicherheit bedeutet das weniger Pflegeaufwand an Einzeldokumenten. Für die Geschäftsführung bedeutet es, dass offene Handlungsbedarfe sichtbar werden, bevor Fristen ablaufen.

AMS-App+ wird vom Einzelbetrieb bis zum Unternehmensverbund eingesetzt. Möglich ist das, weil die Software nicht auf eine Betriebsgröße zugeschnitten ist, sondern auf die Struktur eines Betriebs: Abteilungen, Arbeitsbereiche und Standorte werden angelegt, wie sie tatsächlich bestehen. Der Funktionsumfang wächst mit dieser Struktur mit.

Unsere Arbeitsschutzsoftware unterstützt Sie, den Arbeitsschutz neben dem Tagesgeschäft zu erledigen. In AMS-App+ legen Sie Ihren Betrieb als Firma an und darunter Ihre Arbeitsbereiche, etwa Werkstatt, Lager und Büro. Zu jedem Arbeitsbereich kommen die Tätigkeiten, zu jeder Tätigkeit die Gefährdungen und Schutzmaßnahmen. Die Zwischenebene für Abteilungen muss nicht zusätzlich genutzt werden, wenn Sie sie nicht brauchen. Aber wichtige prozessbezogenen Informationen für den Abteilungsleiter können und sollten hier besonders exponiert für ihn notiert werden. Besonders bei größeren Unternehmen kann dies ein wertvolles Tool sein.

Für diese Arbeit stehen Ihnen zur Verfügung:

• Feste Eingabefelder, die vorgeben, was zu einer Gefährdung und einer Schutzmaßnahme gehört
• Erläuterungsfelder in der Anwendung und kostenfreie Lehrvideos für die Einarbeitung
• Terminverwaltung, Risikoübersicht und Reports auf Tätigkeitsebene, bereits im Einstiegspaket enthalten

Sie bauen damit Schritt für Schritt eine vollständige Dokumentation auf.

Passendes Paket: Basic

Mehrere Abteilungen bedeuten mehrere Verantwortliche, und die Dokumentation verteilt sich auf viele Dateien, Tabellen und Zuständigkeiten.
In AMS-App+ nutzen Sie die Abteilungsebene so, wie sie in Ihrem Organigramm steht, und hängen die Arbeitsbereiche darunter. Für jede Einheit hinterlegen Sie die verantwortliche Führungskraft und weisen Beschäftigte den Tätigkeiten zu.

Aus dieser Zuordnung entstehen die Auswertungen:

• Das Monitoring zeigt je Organisationseinheit und Gefährdungspotenzial, welche Schutzmaßnahmen umgesetzt und welche offen sind
• Die Risikoübersicht weist die Verteilung der Risikoklassen für jede Ebene aus
• Unterweisungen planen und dokumentieren Sie über alle Organisationseinheiten hinweg statt je Tätigkeit

Den Umsetzungsstand rufen Sie damit je Bereich ab, statt ihn bei den Verantwortlichen zusammenzutragen.

Passendes Paket: Standard

Bei mehreren Standorten geht es weniger um zusätzliche Einträge als um einen einheitlichen Standard. Ohne gemeinsame Struktur führt jeder Standort seine eigene Dokumentation.

In AMS-App+ belegen Sie die Ebenen so, wie Ihr Unternehmen aufgebaut ist. Bei mehreren Standorten tragen diese die zweite Ebene, die Arbeitsbereiche liegen darunter. Bei mehreren Betrieben oder Gesellschaften kommt die Administrator-Ebene hinzu: Jeder Betrieb bleibt eine eigene Firma mit getrennten Daten, jedoch gemeinsam verwaltet über eine Ebene darüber. Die Bezeichnungen der Ebenen wählen Sie frei, sodass sie Ihrer Organisation entsprechen.

Auf dieser Grundlage arbeiten Sie standortübergreifend:

• Organisationseinheiten übertragen und kopieren Sie über Standortgrenzen hinweg, samt Gefährdungen, Schutzmaßnahmen und Terminen
• Verantwortlichkeiten vergeben Sie je Ebene, vom Standort bis zum einzelnen Arbeitsbereich
• Reports zu Controllingkennzahlen erhalten Sie über alle Organisationseinheiten, wahlweise auch für einzelne Arbeitsbereichsverantwortliche
• Begehungen und Audits verwalten Sie auf den höheren Organisationseinheiten, mit jährlich aktualisiertem Frage- und Themenkatalog

Sie richten eine Struktur nur einmal ein und übertragen sie auf weitere Standorte, statt sie dort erneut aufzubauen. Der Stand über alle Betriebe steht als Report bereit, ohne Abfrage bei den einzelnen Standorten.

Passendes Paket: Advanced für Audit- und Controllingfunktionen, Administrator für die zentrale Verwaltung mehrerer Betriebe

Info: Pakete und Preise beziehen sich zunächst auf einen Standort. Für Mehrbetriebsstrukturen wird der Zuschnitt individuell festgelegt.

Sie betreuen mehrere Kundenunternehmen parallel und treten dabei unter eigenem Namen auf.

In AMS-App+ liegt jedes Ihrer Kundenunternehmen als eigene Firma vor. Die Daten einer Firma bleiben auf diese begrenzt. Über die Administratorrolle greifen Sie auf alle betreuten Unternehmen zu.

Für die Betreuung Ihrer Mandate bedeutet das:

• Rollen und Rechte vergeben Sie je Kundenunternehmen getrennt
• Die Anwendung tritt in Ihrem eigenen Branding auf, ohne Hinweis auf den technischen Dienstleister
• Im ersten Jahr erhalten Sie einmal pro Quartal Supervision und einen QM-Check

Neue Kunden übernehmen Sie damit in dieselbe Anwendung, ohne für jeden Betrieb eine eigene Umgebung einzurichten.

Passendes Paket: Administrator

Info: Für Berufseinsteiger in Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement gibt es zusätzlich das Paket Business-Angel mit stufenweisem Erfolgscoaching.

Die Inhalte in AMS-App+ stammen nicht aus der Softwareentwicklung, sondern aus der Arbeitsschutzpraxis. Erarbeitet und gepflegt werden sie von Menschen, die Gefährdungsbeurteilungen selbst erstellt oder geprüft haben.

AMS-App+ ist nach BCUE, BISG Certified User Experience, zertifiziert. Geprüft wurde die Anwendung unter anderem von Prof. Dr. Herrmann (Professorin für Software Engineering): „Es handelt sich bei der AMS-App+ um eine überdurchschnittlich benutzerfreundliche Software.“

Betrieben wird AMS-App+ auf Servern in Deutschland. Für Sie bedeutet das, dass die Daten Ihrer Beschäftigten den Geltungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung nicht verlassen und kein Datentransfer in Drittländer stattfindet. Der Zugriff erfolgt über den Browser, eine Installation ist nicht erforderlich.

AMS-App+ ist nach BCUE, BISG Certified User Experience, zertifiziert. Geprüft wurde die Anwendung unter anderem von Prof. Dr. Herrmann (Professorin für Software Engineering): „Es handelt sich bei der AMS-App+ um eine überdurchschnittlich benutzerfreundliche Software.“

Betrieben wird AMS-App+ auf Servern in Deutschland. Für Sie bedeutet das, dass die Daten Ihrer Beschäftigten den Geltungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung nicht verlassen und kein Datentransfer in Drittländer stattfindet. Der Zugriff erfolgt über den Browser, eine Installation ist nicht erforderlich.

Testen Sie AMS-App+ vier Wochen kostenfrei. Über das Formular fordern Sie Ihren Demo-Zugang an und erhalten anschließend Ihre Zugangsdaten.

In diesen vier Wochen haben Sie vollen Zugriff auf die Grundfunktionen. Die Anwendung führt Sie dabei durch die Anlage Ihrer internen Struktur und Handlungsbedarfe.

Wenn Sie mehrere Standorte oder betreute Unternehmen abbilden, klären wir Ebenenaufbau und Paketzuschnitt vorab in einem Beratungstermin. Termine finden per Videokonferenz statt und werden online gebucht.

Beide Wege stehen Ihnen sofort offen und kosten Sie nichts. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.