Arbeitssicherheit Software Made in Germany - AMS-App+

Wie AMS-App+ die Aufgaben der Arbeitssicherheit löst

AMS-App+ ist eine cloudbasierte Software (software as a service), mit der Sie die Arbeitssicherheit in Ihrem Betrieb einfach und schnell rechtssicher umsetzen, dokumentieren und nachweisen können. Grundlage ist Ihre eigene Struktur: Sie legen Standorte, Abteilungen und Arbeitsbereiche so an, wie sie bei Ihnen bestehen, und ordnen jedem Arbeitsbereich seine Tätigkeiten zu.

Ausgangspunkt für alle sieben Bereiche ist die beurteilte Tätigkeit. Von dort verzweigt sich die Arbeit:

• Für den Arbeitsplatz entsteht daraus die Betriebsanweisung
• Für die Beschäftigten entstehen die Unterweisungsinhalte
• Für offene Schutzmaßnahmen entsteht ein Handlungsbedarf mit Frist
• Für umgesetzte Schutzmaßnahmen entsteht ein Eintrag im Monitoring
• Für Gefahrstoffe und biologische Arbeitsstoffe entstehen zusätzlich die jeweiligen Verzeichnisse

Jeder dieser Stränge greift auf dieselben Angaben zu. Betriebsanweisung, Unterweisung und Nachweise bleiben damit auf demselben Stand, auch wenn sich im Betrieb etwas ändert.

Info: Gefährdungen und Schutzmaßnahmen erfassen und terminieren Sie in jedem Paket von AMS-App+, einschließlich der vierwöchigen Test Edition. Welche Verzeichnisse, Auswertungen und Reports daraus entstehen, richtet sich nach dem gewählten Paket.

Gefährdungsbeurteilung: Risiko je Tätigkeit bewerten und dokumentieren

Die Gefährdungsbeurteilung entsteht in AMS-App+ tätigkeitsbezogen. Zu jeder Tätigkeit erfassen Sie die auftretenden Gefährdungen, aus Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit errechnet die Anwendung das Risiko.

Jeder Gefährdung ordnen Sie mindestens eine Schutzmaßnahme zu, wahlweise substitutiv, technisch, organisatorisch oder personenbezogen, jeweils mit zugrunde liegender Vorschrift und Umsetzungstermin.

Für wiederkehrende Tätigkeiten müssen Sie nicht bei null beginnen: Eine vierstellige Anzahl an Muster-Gefährdungsbeurteilungen enthält auch für Ihren Betrieb viele typische Tätigkeitsbereiche, deren Gefährdungen und die zugehörigen Schutzmaßnahmen. Sie müssen sie nur noch in geringem Maße und in wenigen Augenblicken an Ihren Betrieb anpassen. Schneller und einfacher geht es nicht.

Damit steht der Datenbestand, aus dem die übrigen sechs Bereiche schöpfen.

Betriebsanweisungen: direkt aus der Gefährdungsbeurteilung erzeugen

Ab dem Paket Standard stellen Sie in AMS-App+ eine Betriebsanweisung aus der vorhandenen Beurteilung zusammen, statt sie neu zu schreiben. Sie kennzeichnen die Gefährdungen, die aufgenommen werden sollen. Die zugehörigen Schutzmaßnahmen kommen mit. So entsteht die Betriebsanweisung unmittelbar aus den Grunddaten der Tätigkeit, in einheitlicher Form.

Mehr Gestaltungsspielraum bietet ab dem Paket Advanced der eigene Reiter „Betriebsanweisung”. Dort stellen Sie die Betriebsanweisung individuell für Ihre Arbeitsbereiche und Tätigkeiten zusammen und greifen dabei auf ein breites Portfolio an Vorlagen, Piktogrammen und Textbausteinen zu. Das lohnt sich, sobald Sie mehrere oder komplexere Betriebsanweisungen führen oder einfach komfortabel arbeiten möchten. Je nach Anlass wählen Sie zwischen vier Vorlagen für Betriebsanweisungen:

• Arbeitsmittel
• persönliche Schutzausrüstung
• Gefahrstoffe
• biologische Arbeitsstoffe

Innerhalb der Vorlage setzen Sie Piktogramme frei dort, wo sie für Ihren Betrieb sinnvoll sind, passen Layout und Formatierung an und hinterlegen Firmenlogo und Unterschrift. Eine Bibliothek mit Textbausteinen liefert Formulierungen für typische Arbeitsbereiche und Tätigkeiten; eigene Bausteine ergänzen Sie zu einer betriebsspezifischen Textbibliothek.

In beiden Stufen bleibt die Betriebsanweisung mit der Beurteilung verknüpft. Der Vorteil zeigt sich bei Änderungen: Wird eine Gefährdung neu bewertet, ziehen Sie die Betriebsanweisung an derselben Stelle nach, statt ein separates Dokument zu suchen und abzugleichen.

 

Unterweisung: Beschäftigte fristgerecht aufklären und schulen

Die Unterweisungsinhalte hängen in AMS-App+ an der Tätigkeit. Was ein Beschäftigter zu hören bekommt, ergibt sich somit aus den Gefährdungen, die für seine Tätigkeit beurteilt wurden. Diese Zuordnung ist in jedem Paket enthalten.

Auf den übergeordneten Ebenen laufen diese Inhalte zusammen:

• Arbeitsbereich: alle Inhalte der zugeordneten Tätigkeiten
• Abteilung oder Standort: alle Inhalte der zugeordneten Arbeitsbereiche
• Firma: der Gesamtstand über alle Einheiten

Ab dem Paket Standard ordnen Sie Ihren Mitarbeitern deren jeweiligen Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen namentlich zu, für die Ihre Mitarbeiter unterwiesen werden müssen. Termine und Durchführung werden dokumentiert, womit die mindestens jährlich, oft aber auch unterjährig vorgeschriebene Unterweisung belegt ist.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Beschäftigten nicht in Präsenz unterweisen möchten oder einfach Personalressourcen sparen wollen, können Sie das mit AMS-App+ auf Wunsch auch über das Blended Learning / Online-Unterweisung durchführen. Sie läuft ohne Anwesenheit der Vorgesetzten ab und ist ab dem Paket Standard auf Anfrage buchbar.

 

Gefahrstoffmanagement: Gefahrstoffe beurteilen und im Verzeichnis führen

Das Gefahrstoffmanagement von AMS-App+ erfasst ab dem Paket Advanced Gefahrstoffe dort, wo mit ihnen gearbeitet wird, also auf der Tätigkeitsebene. Die Erfassung folgt den Angaben, die die Gefahrstoffverordnung verlangt:

• Bezeichnung, Einstufung sowie H- und P-Sätze
• Tätigkeits-, Einsatz- und Umgebungsbeschreibung
• Prüfung auf Substitution, einschließlich Begründung, wenn ein Ersatz nicht möglich ist
• Ergänzende Schutzmaßnahmen und Wirksamkeitskontrollen

Aus den Eingaben aller Tätigkeiten eines Arbeitsbereichs lässt sich per Mausklick das vorgeschriebene betriebliche Gefahrstoffverzeichnis über alle in der Unternehmung vorgehaltenen Stoffe ausdrucken. Dieses kann anschließend beliebig von den jeweils verantwortlichen Bereichsleitern individuell weiterbearbeitet werden. Zusätzlich lässt sich eine Gefährdungsbeurteilung nach Gefahrstoffverordnung erarbeiten, die sehr spezifische Anforderungen an eine Gefährdungsbeurteilung aufweist und damit von der “normalen” Gefährdungsbeurteilung deutlich abweicht.

 

Biostoffmanagement: Biostoffe beurteilen und im Verzeichnis führen

Biologische Arbeitsstoffe sind ab dem Paket Advanced ebenfalls erfassbar und folgen demselben Muster – nur mit den Angaben, die die Biostoffverordnung verlangt. Sie erfassen diese auf der Tätigkeitsebene. Aus den Eingaben aller Tätigkeiten eines Arbeitsbereichs entsteht das Biostoffverzeichnis. Es fasst zusammen, was auf den darunterliegenden Ebenen erfasst wurde, und muss nicht getrennt geführt werden.

 

Handlungsbedarfsmanagement: gesetzliche Pflichten terminieren und nachhalten

Handlungsbedarfe führen Sie je Tätigkeit in die Details dieser Terminarbeiten, also mit Umsetzungstermin und verantwortlicher Person. Sie entstehen aus Schutzmaßnahmen, deren Ist-Zustand noch nicht erreicht ist. Sie können zwischen Interventionen in Bezug auf Arbeitsplatz- oder Arbeitsverfahrengestaltung, betriebsärztliche Interventionen, oder auch Prüfungen oder Auflagen aus einer Begehung wählen. Noch effizienter kann dies im Sinne eines Projektmanagements genutzt werden, nämlich wenn Sie verschiedene Gewerke in einer Abteilung oder einem Arbeitsbereich beauftragen müssen, und Sie die Mitarbeiter dieser Gewerke arbeitssicherheits- oder gesundheitsmanagement-relevant steuern wollen, z.B . wenn die Logistik optimiert werden soll oder sie terminlich aufeinander treffen.

Ändert sich etwas an einem Arbeitsprozess, an Arbeitsmitteln oder in der Belegschaft, ziehen Sie den nächsten Termin vor, statt den gesetzlichen Turnus abzuwarten.

Drei Wege zeigen Ihnen den aktuellen Stand:

• Der Newsfeed meldet anstehende Termine und offene Punkte, in jedem Paket.
• Der Report zu gesetzlichen Handlungsbedarfen listet die offenen Pflichten, ab Advanced.
• Der Schutzmaßnahmen-Report sortiert nach verantwortlicher Stelle und Termin, ab Advanced.

Monitoring: Wirksamkeit umgesetzter Schutzmaßnahmen kontrollieren

Umgesetzt heißt nicht wirksam. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt in § 3, die getroffenen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. Das Monitoring in AMS-App+ setzt dort an, wo das Handlungsbedarfsmanagement endet. Zu jeder umgesetzten Schutzmaßnahme halten Sie fest, wann die Wirksamkeit geprüft wurde und mit welchem Ergebnis.

Die Monitoring-Übersicht ist ab dem Paket Standard verfügbar und wertet diese Angaben nach Organisationseinheiten und Gefährdungspotenzial aus. Daneben weist die Risikoübersicht die Verteilung der Risikoklassen für jede Ebene aus.

Sie erkennen damit nicht nur, ob Maßnahmen umgesetzt wurden, sondern auch, ob und wie sich das Risiko im Arbeitsbereich verändert hat. Darüber hinaus sehen verantwortliche Betriebsentscheider im Rahmen ihrer Kontrollpflichten auf einen Blick, wann sich welche Führungskraft zuletzt um „ihre” Schutzmaßnahmen gekümmert hat. Das Controlling durch den oder die Hauptverantwortlichen kommt damit ohne Rückfragen und ohne eigens zusammengestellte Übersichten aus.

 

Diese Nachweise erhalten Sie aus AMS-App+

Was Sie in AMS-App+ erfasst haben, wird bei einer Begehung oder einem Audit abgefragt. Die passenden Unterlagen erzeugen Sie auf Abruf, statt sie im Vorfeld zusammenzustellen: zum einen als Report auf jeder Organisationsebene, zum anderen über den Bereich für Begehungen und Audits.

 

Welche Reports auf welcher Ebene entstehen

Reports lassen sich auf jeder Organisationsebene erzeugen, jeweils mit allen darunterliegenden Einheiten: für die gesamte Firma, für eine Abteilung oder einen Standort, für einen Arbeitsbereich oder für eine einzelne Tätigkeit.

Ein Report zur Belastungs- und Gefährdungsbeurteilung enthält:

• die Einordnung in die Firmenstruktur, also Arbeitsbereich, Standort und verantwortliche Person
• die beurteilten Gefährdungen mit dem ermittelten Risiko, farblich abgestuft
• die zugeordneten Schutzmaßnahmen mit Vorschrift, Ist-Zustand und Umsetzungstermin
• die offenen Handlungsbedarfe und die wiederkehrenden Aufgaben

Damit enthält ein Report genau die drei Angaben, die § 6 ArbSchG für die Dokumentation verlangt: das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung.

Wichtig: Ab dem Paket Standard kommen Reports zu Controllingkennzahlen aller Organisationseinheiten hinzu sowie Reportdaten für einzelne Arbeitsbereichsverantwortliche. Die Ausgabe erfolgt wahlweise als PDF oder als Excel-Datei.

 

Wie unsere Arbeitssicherheit-Software bei Begehungen und Audits unterstützt

Für Begehungen und Audits steht ab dem Paket Advanced ein eigener Bereich auf den höheren Organisationseinheiten bereit. Hier können Sie entweder einen für Sie jeweils anlassbezogenen passenden Frage- und Themenkatalog selbst erstellen oder den Aufbau Ihrer Organisationseinheiten als Grundlage wählen.

Während des Audits oder der Begehung arbeiten Sie den Katalog für die betreffende Einheit ab, halten bedeutsame Bemerkungen, Verbesserungen oder Feststellungen fest und exportieren später das Ergebnis als Excel-Datei. Verwendbar ist das für die behördliche Begehung ebenso wie für interne Audits oder die Vorbereitung einer Zertifizierung.

Daneben zeigt die Risikoübersicht je Ebene, wie sich die Risikoklassen verteilen. Im Falle der Prüfung lässt sich damit belegen, was dokumentiert ist und wo die Schwerpunkte im Betrieb liegen.

Die Anwendung protokolliert mit, wer einen Status wann geändert hat. Bei einer Prüfung lässt sich damit nicht nur zeigen, dass eine Maßnahme erledigt ist, sondern auch, wer das wann festgestellt hat.

 

Wie AMS-App+ Sie entlastet

Wer Arbeitssicherheit im Betrieb verantwortet, kennt die fachlichen Fragen. Aufwändig wird es an anderer Stelle: Die Ergebnisse müssen zusammenpassen, aktuell bleiben und jederzeit belegbar sein.

Genau dafür ist AMS-App+ gebaut. Im Arbeitsalltag profitieren Sie an sechs Stellen:

• Ihre Unterlagen widersprechen sich nicht, weil sie aus derselben Beurteilung stammen.
• Sie wissen jederzeit, wo Ihr Betrieb steht, ohne bei den Verantwortlichen nachzufragen.
• Fristen laufen nicht ab, ohne dass jemand davon erfährt.
• Vor einer Begehung stellen Sie keine Unterlagen zusammen.
• Verantwortung ist zugeordnet und nachvollziehbar, auch rückwirkend.
• Wächst Ihr Betrieb, wächst die Dokumentation mit, ohne Systemwechsel.

Das gilt nicht nur für den eigenen Betrieb. Als selbstständige Fachkraft für Arbeitssicherheit betreuen Sie damit auch mehrere Mandanten: Jedes Kundenunternehmen liegt als eigene Firma vor, mit getrennten Daten und eigener Rechtevergabe, und die Anwendung tritt unter Ihrem Namen auf. Dieser Zuschnitt ist an das Paket Administrator gebunden, welches wir gerne auf Anfrage für Sie freischalten.

AMS-App+ vereinfacht den operativen und bei Bedarf auch den strategischen Arbeitsschutz und nimmt Ihnen dessen Verwaltung ab. Welche Gefährdung besteht und welche Maßnahme angemessen ist, entscheiden Sie weiterhin. Dabei beginnen Sie nicht bei Null: Aus den Muster-Gefährdungsbeurteilungen stellen Sie Passendes für Ihre Tätigkeiten zusammen und passen es an Ihren Betrieb an.

 

Warum Sie sich auf AMS-App+ verlassen können

Hinter AMS-App+ stehen Menschen, die Gefährdungsbeurteilungen selbst erstellt oder geprüft haben. Konzept und Inhalt entstammen damit direkt der Arbeitsschutzpraxis. Dies merkt der Anwender schnell am Aufbau und der Logik der Abläufe.

• An AMS-App+ haben Fachkräfte für Arbeitssicherheit aus dem Betrieb und ehemalige Mitarbeiter der Arbeitsaufsichtsbehörden mitgearbeitet, teilweise mit jahrzehntelanger Berufserfahrung.
• Seit 2015 werden die Inhalte fortlaufend an Gesetzesänderungen, Rechtsprechung und Erkenntnisse aus Betriebsprüfungen angepasst.
• AMS-App+ ist nach BCUE (BISG Certified User Experience) zertifiziert und wurde unter anderem von Prof. Dr. Herrmann (Lehrstuhl für Software Engineering an der an der AKAD-Hochschule) geprüft.
• In AMS-App+ wird der Frage- und Themenkatalog für Begehungen und Audits jedes Jahr überarbeitet.
• Ergänzend zum technischen Support prüfen Fachkräfte für Arbeitssicherheit auf Wunsch Ihre Beurteilungen. (Ab dem Paket Administrator auf Anfrage buchbar.)

Info zur Datensicherheit: AMS-App+ läuft auf Servern in Deutschland. Die Daten Ihrer Beschäftigten verlassen den Geltungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung nicht, eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

 

Arbeitssicherheit-Software testen oder Beratungstermin anfragen

Testen Sie AMS-App+ vier Wochen lang kostenfrei und erleben Sie direkt im Arbeitsalltag, wie die Software Ihre Prozesse rund um die Arbeitssicherheit vereinfacht.

Legen Sie Arbeitsbereiche und Tätigkeiten an, führen Sie eine erste Gefährdungsbeurteilung durch und erstellen Sie daraus den passenden Report. Erklärvideos und ergänzende Hinweise unterstützen Sie bei den einzelnen Schritten.

Sie möchten vorab klären, welches Paket zu Ihrem Betrieb passt oder wie sich AMS-App+ bei Ihnen einsetzen lässt? Dann buchen Sie einfach einen kostenfreien Beratungstermin per Videokonferenz. Wir unterstützen Sie gerne dabei, die passende Lösung für Ihren Betrieb zu finden.